Starfs­kjara­stefna

1. Inngangur og umfang

Starfskjarastefna Varðar trygginga hf. er sett með vísan til laga um vátryggingastarfssemi nr. 100/2016 og 79. gr. a. laga nr. 2/1995, um hlutafélög, reglugerðar nr. 55/2022 og jafnframt með vísan til leiðbeiningum EIOPA um stjórnarhætti (EIOPA-BoS-14/253). Stefnan nær yfir helstu atriði í starfs- og launakjörum stjórnarmanna, forstjóra, stjórnenda og starfsfólks félagsins og dótturfélags þess Varðar líftrygginga hf.

2. Tilgangur

Starfskjarastefnu þessari er ætlað að treysta viðleitni félagsins til að veita góða þjónustu og leggja grunn að góðri arðsemi hlutafjár með langtíma hagsmuni félagsins, eiganda þess, viðskiptamanna og starfsmanna að leiðarljósi. Með hliðsjón af þessum markmiðum er megininntak starfskjarastefnu félagsins að gera það eftirsóknarvert að starfa hjá Verði og skipa félaginu þannig í fremstu röð á íslenskum markaði. Til að svo megi verða er nauðsynlegt að félagið hafi svigrúm til þess að bjóða samkeppnishæf laun og aðrar greiðslur sambærilegar við það sem gerist í starfsumhverfi þess og geti ráðið til sín framúrskarandi starfsfólk í þeim tilgangi að tryggja vöxt og velgengni félagsins.

Við mörkun starfskjarastefnunnar skal það haft að leiðarljósi að hún stuðli ekki að óeðlilegri áhættutöku umfram áhættuþol félagsins né leiði til hagsmunaárekstrar, heldur hvetji til þess að langtímasjónarmiða sé gætt og heilbrigður rekstur félagsins sé ávallt tryggður og í samræmi við rekstraráætlun félagsins. Jafnframt skal ávallt horft til jafnréttissjónarmiða og fylgja stefnu félagsins um jafnréttismál í hvívetna. Starfskjör stjórnarmanna og starfsfólks sem hafa eftirlit með höndum taka mið af þeirra eigin verksviði en ekki árangri þeirra rekstrareininga sem þau hafa eftirlit með. Að auki skal við ákvörðun launa og annarra starfskjara gæta að því að viðeigandi ráðstafanir séu gerðar til þess að forðast hagsmunaárekstra. Stefnan er liður í að gæta langtímahagsmuna eigenda félagsins, starfsfólks og annarra hagsmunaaðila með skipulögðum, einföldum og gegnsæjum hætti.

3. Starfskjaranefnd stjórnar

Starfskjaranefnd er ein undirnefnda stjórna Varðar trygginga hf. og Varðar líftrygginga hf. Hún hefur það hlutverk að undirbúa ákvarðanir stjórnar Varðar og Varðar líf um almenna starfskjarastefnu félagsins, um starfskjör forstjóra, stjórnenda og stjórnarmanna, sbr. 79. gr. a. laga nr. 2/1995 um hlutafélög. Starfskjaranefnd gerir jafnframt aðrar þær tillögur sem hún telur nauðsynlegar eða viðeigandi. Nefndin skal upplýsa stjórn Varðar reglulega um störf sín.

4. Starfskjör stjórnarmanna

Þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár skal ákveðin á aðalfundi ár hvert, sbr. 79. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög og skal þóknunin taka mið af þeim tíma sem stjórnarmenn verja til starfans og þeirri ábyrgð sem á þeim hvílir. Á aðalfundi félagsins skal einnig kveða á um þóknun varamanna og þeirra stjórnarmanna sem sitja í undirnefndum stjórna.

5. Starfskjör forstjóra

Starfskjör forstjóra skulu ítarlega tilgreind í skriflegum ráðningarsamningi þar á meðal föst laun, árangurstengdar greiðslur, kaupréttur, lífeyrisréttindi, orlof og uppsagnarfrestur, svo og eftir atvikum, eftirlaunaréttindi og greiðslur við starfslok. Almennt séð gilda aðeins ákvæði ráðningarsamnings um eftirlaunagreiðslur eða greiðslur vegna starfsloka.

Í undantekningartilvikum er þó heimilt að gera starfslokasamning við forstjóra í samræmi við ákvæði laga nr. 100/2016 um vátryggingastarfsemi. Í samræmi við starfsreglur stjórnar er það stjórn félagsins sem ber ábyrgð á ráðningu forstjóra og starfskjörum hans.

6. Starfskjör framkvæmdastjóra og lykilstarfsmanna

Starfskjör og hlunnindi framkvæmdastjóra og annarra lykilstarfsmanna félagsins, skulu tilgreind í skriflegum ráðningarsamningum og skulu þau ákvörðuð af forstjóra í samráði við mannauðsstjóra að teknu tilliti til umfangs viðkomandi sviðs, hæfni og ábyrgðar. Starfskjör skulu vera samkeppnishæf á íslenskan mælikvarða. Með æðstu stjórnendum er átt við framkvæmdastjóra sviða, lykilstarfsmenn skv. Gjaldþolsáætlun II og annarra lykilstarfsmanna sem geta tekið stefnumótandi ákvarðanir um framtíð félagsins og rekstur eða geta haft áhrif á áhættusnið félagsins til framtíðar. Almennt gilda aðeins ákvæði ráðningarsamnings um eftirlaunagreiðslur eða greiðslur vegna starfsloka.

7. Starfskjör annarra starfsmanna

Starfskjör annarra starfsmanna skulu vera samkeppnishæf á íslenskan mælikvarða og í öllum tilfellum taka mið af jafnlaunakerfi félagsins. Fjárhæð grunnlauna og annarra greiðslna til þeirra skal taka mið af menntun, hæfni, reynslu, ábyrgð og umfangi þess starfs sem hann sinnir og miða við þann markaðshóp sem viðkomandi tilheyrir.

Við starfslok skal almennt ekki samið um lífeyris- eða starfslokagreiðslur umfram það sem kemur fram í ráðningarsamningi.

8. Kaupaukakerfi og kaupréttarsamningar

8.1 Kaupaukakerfi

Heimilt er að greiða starfsfólki og stjórnendum kaupauka á grundvelli sérstaks kaupaukakerfis sem stjórn samþykkir að fengnu áliti starfskjaranefndar stjórnar. Kerfið skal vera í samræmi við ákvæði laga og reglna um slík kerfi, þá einkum laga nr. 100/2016 um vátryggingastarfsemi.

Með kaupauka er átt við starfskjör starfsfólks Varðar sem að jafnaði eru skilgreind með tilliti til árangurs og eru ekki þáttur í föstum starfskjörum starfsfólks, þar sem endaleg fjárhæð eða umfang þeirra liggur ekki fyrir með nákvæmum hætti fyrir fram. Um er að ræða heimild til greiðslu kaupauka en ekki skyldu. Ekki er heimilt að greiða kaupauka til starfsfólks eftirlitseininga.

Markmið kaupaukakerfis skal endurspegla áherslur Varðar á góða stjórnarhætti og langtíma verðmætasköpun fyrir alla hagsmunaaðila, þ. á. m. viðskiptavini, hluthafa og starfsfólk.

Fyrirkomulag kaupaukakerfis skal jafnframt vera þannig úr garði gert að komið sé á fót gagnsærri skipan fyrir heildarmarkmiðasetningu Varðar, bæði fyrir fjárhagsleg og ófjárhagsleg markmið. Kaupaukakerfi má ekki fela í sér hvata fyrir starfsfólk til að taka óhóflega áhættu og árangurstengd starfskjör skulu vera með þeim hætti að þau styðji við eðlilega áhættustýringu í samræmi við áhættustefnu og áhættuvilja Varðar.

Kaupaukakerfi skal vera í samræmi við ákvæði laga og reglna um slík kerfi og jafnframt skal gæta að hæfilegu jafnvægi á milli fastra og breytilegra starfskjara. Samtala veitts kaupauka starfsmanns má á ársgrundvelli ekki nema hærri fjárhæð en 25% af árslaunum viðkomandi án kaupauka. Vegna sjónarmiða um áhættumildun skal fresta verulegum hluta, þó að lágmarki 40%, af þætti breytilegra starfskjara yfir tímabil sem nemur minnst fjórum árum. Í tilviki forstjóra og starfsfólks sem heyra beint undir hann eins og þeir eru skilgreindir í skipuriti félagsins á hverjum tíma, skal frestun nemi minnst fimm árum. Þó þarf ekki að fresta þætti breytilegra starfskjara ef breytileg starfskjör nema 10% eða minna af árslaunum viðkomandi starfsmanns án kaupaukans.

Greiðsla kaupauka má vera í formi reiðufjár, hlutabréfa, hlutabréfatengdra gerninga eða blöndu af öllu framangreindu. Að minnsta kosti helmingur kaupauka sem nemur meira en 10% af árslaunum starfsmanns án kaupauka skal vera í formi hlutabréfa eða hlutabréfatengdra gerninga eftir því sem við á, sbr. 57. gr. b. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki. Greiðsla kaupauka í formi hlutabréfa eða hlutabréfatengdra gerninga kann að vera háð skilyrði um frestun greiðslu í samræmi við ákvæði 79. gr. a. laga nr. 2/1995 um hlutafélög og 57. gr. b. laga nr. 161/2002 um fjármálafyrirtæki. Enn fremur gilda ákvæði um endurheimt og ógildingu um greiðslu kaupauka í formi hlutabréfa eða hlutabréfatengdra gerninga.

Kaupaukakerfi skal gera ráð fyrir heimild Varðar til að hætta við kaupaukagreiðslur, sem ekki hafa verið inntar af hendi, eða endurheimta þegar greiddar kaupaukagreiðslur, að hluta til eða að öllu leyti, til dæmis vegna tilvika þar sem viðkomandi starfsfólk hefur tekið þátt í eða borið ábyrgð á athöfnum sem hafa valdið verulegu tapi fyrir Vörð eða falið í sér meiri háttar brot á reglum. Sérstakt kaupaukakerfi, hvernig sem það er útfært á hverjum tíma, skal vera í samræmi við og teljast hluti af starfskjarastefnu þessari.

8.2 Kaupréttarsamningar

Stjórn félagins er heimilt að samþykkja kaupréttaráætlun byggða á 10. gr. laga nr. 90/2003, um tekjuskatt og gera kaupréttarsamninga við starfsfólk félagsins.

9. Uppbótargreiðslur til starfsfólks eftirlitseininga

Heimilt er að greiða starfsfólki eftirlitseininga Varðar trygginga hf. fastar árlegar uppbótargreiðslur, sem teljast hluti af föstum starfskjörum þeirra. Slíkar greiðslur skulu háðar samþykki stjórnar félagsins, að undangengnu samráði við starfskjaranefnd stjórnar, og skulu hvorki hvetja til aukinnar áhættutöku né skapa hættu á hagsmunaárekstrum við þær skyldur sem hvíla á eftirlitseiningum fjármálafyrirtækja.

Uppbótagreiðslurnar skulu reiknaðar sem fast hlutfall af árlegum starfskjörum starfsfólks og skal kveðið á um þær í viðauka við ráðningarsamning til tiltekins tíma. Greiðslur skulu vera hóflegar og ekki umfram 10% af árlegum starfskjörum og skulu ávallt uppfylla viðeigandi lög og reglugerðir.

9. Ábyrgð og eftirlit með framkvæmd

Starfskjarastefna þessi er á ábyrgð stjórnar.

Starfskjaranefnd stjórnar hefur eftirlit með framkvæmd stefnunnar og hefur heimild til að kalla eftir hverjum þeim gögnum sem nauðsynleg eru vegna þessa.

10. Samþykkt starfskjarastefnu og önnur mál

Starfskjarastefna félagsins skal tekin til endurskoðunar ár hvert og borin undir aðalfund félagsins til samþykktar með eða án breytinga.

Gera skal árlega grein fyrir launum og öðrum starfskjörum stjórnar og forstjóra í ársskýrslu félagsins. Jafnframt skal gerð grein fyrir verulegum frávikum, ef einhver eru.

Starfskjarastefna þessi skal aðgengileg á heimasíðu félagsins og vera aðgengileg starfsmönnum öllum.

Lagt fram til samþykktar á aðalfundi þann 27. mars 2025